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Im Landratsamt Schmalkalden-Meiningen beginnt heute eine Zäsur in der Verwaltungsarbeit, eine kleine digitale Revolution. Das Kommunale Jobcenter führt mit dem 1. Oktober die sogenannte elektronische Akte ein und gehört damit zu den Vorreitern unter Thüringens Kreisbehörden. Bis Ende 2017, so die ehrgeizige Zielstellung des Fachdienstes EDV, sollen alle Fachdienste im Landratsamt nachgezogen haben.
Die elektronische Akte soll durch eine massive Papiereinsparung nicht nur ökologische Effekte mit sich bringen, sondern auch Bearbeitungszeiten wesentlich verkürzen. „Wir wollen die Arbeit für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb des Kommunalen Jobcenters vereinfachen und langfristig alle Verwaltungen miteinander vernetzen. Das macht die Zusammenarbeit leichter und schneller! Davon profitieren nicht nur unsere Mitarbeiter sondern letztlich auch unsere Kunden“, sagt Landrat Peter Heimrich. Natürlich bedeute die Einführung der E-Akte auch eine enorme Herausforderung: „Wenn es nur noch elektronische Akten und keine Vorgänge in Papier mehr gibt, müssten Server- und Speichersysteme höchste Anforderungen erfüllen.“
Um all dies zu gewährleisten wurde in den letzten zehn Monaten modernste Technik angeschafft: Speichersysteme, Software, Monitore und Scanner. In der Poststelle des Landratsamtes richtete man eine neue Scanstelle ein und die Arbeitsplätze in der Servicestelle des Jobcenters wurden mit moderner Technik aufgerüstet. Weiterhin wurden Mitarbeiter und Administratoren geschult sowie verschiedene Tests und Echtzeitphasen durchlaufen. Eine Projektgruppe hat alle verwaltungsinternen Voraussetzungen und Arbeitsabläufe strukturiert und die Administratoren haben die Fachsoftware speziell an die Erfordernisse des Landratsamtes angepasst.
Eingegangene Unterlagen werden nun direkt in der zentralen Scanstelle oder digitalisiert und nicht mehr aufbewahrt. „Wir bitten unsere Kunden, nur noch Kopien einzureichen, es sei denn, es wird ausdrücklich auf die Notwendigkeit der Vorlage von Originalen hingewiesen“, informiert Undine Herlan, Fachbereichsleiterin Arbeit. Diese werden selbstverständlich entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.
Hintergrund: Was ist eine elektronische Akte?
In der elektronischen Akte werden sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge elektronisch zusammengefasst. Die elektronische Akte enthält alle Unterlagen, die eine vollständige Information über einen Sachverhalt ermöglichen, in elektronischer Form. Dazu können z. B. elektronisch erstellte Unterlagen, E-Mails aber auch gescannte Papierdokumente gehören. Mit der elektronischen Akte können Medienbrüche reduziert werden. Ziel ist, einen Vorgang von der Entstehung bis zur Archivierung durchgehend elektronisch zu dokumentieren.
Quelle: www.bmi.bund.de
Startschuss für die E-Akte im Kommunalen Jobcenter in Meiningen: Landrat Peter Heimrich (v.l.), Projektleiter Johannes Driesel, Fachbereichsleiter Norbert Kröckel und EDV-Fachdienstleiter Bastian Holland-Moritz drücken im Beisein von Undine Herlan, Fachbe-reichsleiterin Arbeit, aufs rote Knöpchen. Zwei Mitarbeiterinnen arbeiten gerade im neuen Programm für die E-Akte.
Startschuss für die E-Akte im Kommunalen Jobcenter in Schmalkalden: Landrat Peter Heimrich (v.l.), Projektleiter Johannes Driesel, Dienstleister Thomas Borth, EDV-Fachdienstleiter Bastian Holland-Moritz drücken im Beisein von Undine Herlan, Fachbereichsleiterin Arbeit, aufs rote Knöpchen. Mitarbeiterin Sylvia Hinz arbeitet gerade im neuen Programm für die E-Akte.
