Digitalisierung im Landratsamt schreitet voran: Auch Fachdienst Wasser führt E-Akte ein

Zum Jahreswechsel werden auch im Fachdienst Wasser die Schleusen für die vollumfängliche Digitalisierung geöffnet. Zum 1. Januar führt die Organisationseinheit im Fachbereich Kreisentwicklung, Bau und Umwelt im Landratsamt in enger Zusammenarbeit mit dem Fachdienst EDV die elektronische Akte ein. Vorreiter in Sachen E-Akte im Landratsamt ist das Kommunale Jobcenter, das bereits seit drei Jahren erfolgreich digital arbeitet.

Die E-Akte soll nicht nur eine massive Papiereinsparung und damit auch ökologische Effekte mit sich bringen, sondern auch Bearbeitungszeiten verkürzen. Zudem soll die digitale Aktenverwaltung mittel- bis langfristig auch Raum und damit Geld sparen. Per Mausklick können Vorgänge in Sekundenschnelle aufgerufen werden – auch mobil bei Vorort-Terminen. Mit einem digitalen Archivierungssystem ist das Wissen nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar. Durch eine klare Rechte- und Zugriffsverwaltung sind wichtige Daten für alle berechtigten Personen oder Abteilungen verfügbar. Der Kenntnisstand ist bei allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern gleich. „Im Laufe des kommenden Jahres werden weitere Fachdienste dieses Fachbereichs an die E-Akte angeschlossen. Und je mehr Fachdienste und Mitarbeiter in bestimmten Verfahren involviert sind, desto mehr zahlt sich die
E-Akte aus“, sagt Landrat Peter Heimrich „Davon profitieren nicht nur unsere Mitarbeiter sondern letztlich auch unsere Kunden. Insbesondere, wenn der Gesetzgeber die Voraussetzungen schafft, um Antragsverfahren künftig gänzlich digital zu ermöglichen.“ Der Landrat will sich dafür einsetzen, dass im Landratsamt in Kürze ein derartiges Pilotprojekt gestartet werden kann. „Wir sind mit dem Freistaat diesbezüglich im Gespräch“.

Um all dies zu gewährleisten, wurde auch für den Fachdienst Wasser moderne Technik angeschafft: Speichersysteme, Software, Monitore und Scanner. In der Geschäftsstelle des jeweiligen Fachdienstes richtete die EDV eine neue Scanstelle ein. Eingegangene  Unterlagen werden nun direkt in der Scanstelle digitalisiert. Weiterhin wurden Mitarbeiter und Administratoren geschult sowie verschiedene Tests und Echtzeitphasen durchlaufen. Eine besondere Herausforderung war die Anbindung der im Fachdienst Wasser verwendeten Fachsoftware KOMVOR an das Archivierungssystem für die E-Akte – die Software d.3. Alle wasserrechtlichen Vorgänge werden nun nach Bearbeitung in KOMVOR revisionssicher in der E-Akte archiviert.

Hintergrund: Was ist eine elektronische Akte?

In der elektronischen Akte werden sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge elektronisch zusammengefasst. Die elektronische Akte enthält alle Unterlagen, die eine vollständige Information über einen Sachverhalt ermöglichen, in elektronischer Form. Dazu können z. B. elektronisch erstellte Unterlagen, E-Mails aber auch gescannte Papierdokumente gehören. Ziel ist, einen Vorgang von der Entstehung bis zur Archivierung durchgehend elektronisch zu dokumentieren.

Foto: Startschuss für die E-Akte im Fachdienst Wasser: Landrat Peter Heimrich (v.r.) gibt zusammen mit Fachdienstleiter Reihnard Raabe, dem Projektverantwortlichen Johannes Driesel vom Fachdienst EDV sowie dessen Fachdienstleiter Bastian Holland-Moritz den symbolischen Startschuss für digitale Verwaltungsarbeit.